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Easy access to the data related to the Single Window of each country

1. Quels sont les types de guichets uniques et leurs périmètre?

Sur la base de l’observation et de l’analyse des Guichets Uniques existants à travers le monde, on peut regrouper les Guichets Uniques autour des trois (3) grandes catégories suivantes :

  • Le Guichet Unique des formalités du Commerce Extérieur (ce Guichet Unique prend en charge toutes les formalités administratives (publiques et privées) exigées pour les opérations de Commerce Extérieur) ;
  • Le Guichet Unique de coordination de la logistique (ce Guichet Unique est souvent localisé dans un port et a pour vocation de traiter tous les flux d’informations liés à la cargaison et concernant
  • principalement les acteurs de la logistique et la douane) ;
  • Le Guichet Unique intégral National (c’est la combinaison des 2 précédents autour d’une même plateforme technique et d’un même cadre de gouvernance) ;

Les deux premières catégories semblent distinctes mais elles s’intègrent parfaitement. Leur mise en place peut se faire autour d’une même autorité, comme il est possible que les autorités soient distinctes. Dans tous les cas, la coordination est essentielle. S’il s’agit d’une même autorité, il est fortement recommandé de mettre en place une approche graduelle, avec un temps de maturation pour favoriser l’appropriation approfondie des composantes.

Le Guichet Unique des formalités du Commerce Extérieur

Description: Le Guichet Unique des formalités du Commerce Extérieur interconnecte, autour d’une plateforme centralisée ou à travers des mécanismes d’interconnexion, tous les acteurs intervenant dans les formalités de pré-dédouanement, de dédouanement et de post-dédouanement, dans une perspective de faciliter l’accomplissement des formalités relatives et des opérations d’enlèvement des marchandises. Les acteurs logistiques peuvent être intégrés dans ce type de Guichet Unique.

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Illustration : Guichet Unique des formalités du Commerce Extérieur


Le Guichet Unique de coordination de la logistique

Description: Ce type de Guichet Unique concerne exclusivement la logistique, notamment au niveau de la place portuaire. Il se concentre sur la rapidité et la fiabilité de la logistique depuis l’annonce d’un navire, jusqu’à la livraison des marchandises à leurs propriétaires. Plusieurs ports européens se sont projetés dans l’univers des Guichets Uniques par le canal de ce dispositif aussi appelé Cargo Community System (CCS) ou Port Community System (PCS). Son impact sur la logistique est d’autant plus fort que les volumes sont importants, les infrastructures disponibles et les acteurs outillés. Ainsi, cet outil est plutôt destiné aux grandes places portuaires. Toutefois, certaines de ses composantes peuvent avoir un impact positif sur des places portuaires de moindre envergure.

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Illustration : Le Guichet Unique de coordination de la logistique


Le Guichet Unique intégral National

Description: Le Guichet Unique intégral National est la forme qui correspond le mieux à la définition de la Recommandation 33 et de celle de l’AACE. Elle est aussi la plus complexe dans sa mise œuvre car elle implique la confiance et la collaboration de plusieurs entités qui ne dépendent pas de la même autorité, qui ne font pas le même métier et qui peuvent même parfois avoir des intérêts divergents. Il s’agit du Guichet Unique qui interconnecte, autour d’une plateforme unique ou des mécanismes d’interconnexion, tous les acteurs intervenants dans les formalités administratives, douanières, portuaires et logistiques. Il est présent sur tout le territoire national et sur tous les modes de transport.

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Illustration : Le Guichet Unique intégral national


 

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2. What are the key success factors?

Stakeholders, those in the public sphere in particular, generally find it difficult to accept any evolution of operational procedures, even if the said evolution is likely to step up the efficiency of their daily operations. On the whole, private stakeholders (Banks, Insurance companies) are not resistant as they do identify quickly the operational and economic benefit of such an evolution like the implementation of a Single Window. The difficulty lies in public stakeholders and, it is recommended to properly unveil the stakes of the SW project to all parties in a bid to reach consensus and proper appropriation.

To this end, it is important to conduct an objective analysis of the level of stakeholders’ commitment all along the project with the view to defining a strategy for the mobilization of all.

See the table:

In a bid to have all guarantees of success of a SW project, it is essential to fathom, on a permanent basis, the level of commitment of stakeholders. This level must ideally remain all along the project, in the green section of the table above, if we want to gather all the conditions of success. Actually, a Single Window is usually perceived by stakeholders as simply prompting a loss of influence and control in the daily operations, to the benefit of other entities.

In a bid to step up the level of mobilization, it is important to communicate regularly on the project by highlighting the tangible and quantifiable gains and, the future roles devolved on each party in the new system. In addition, integrating stakeholders in the project cycle is a good practice that helps anticipate and mitigate the risks and problems that might spring up and, maintain a high level of commitment. However, if this approach appears to be inadequate after many attempts, the resort to the Governmental authority for arbitration might be necessary.

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3. Quel est le cadre juridique et réglementaire de la mise en œuvre d'un guichet unique?

Le cadre juridique et règlementaire concerne l’ensemble des lois, décrets, règlements, conventions et notes de service pouvant régir les procédures à appliquer lors des opérations de Commerce Extérieur.
Selon les changements opérationnels induits, les exigences du cadre réglementaire seront plus ou moins élevées. Fondamentalement, le Guichet Unique peut suivre deux modèles juridiques distincts :

  • Modèl 1: Le Guichet Unique sans reconnaissance de documents électroniques (Dans cette hypothèse, le Guichet Unique est une plateforme d’automatisation des processus et d’échange de données. Il ne donne lieu à la production d’aucun document électronique juridiquement valable) ;
  • Modèl 2: Le Guichet Unique avec reconnaissance de documents électronique (le Guichet Unique assure la dématérialisation de toutes les procédures. Tous les documents et toutes les autorisations sont signés électroniquement et remplacent à 100% le papier).

Dans le cadre du Modèl 1, le changement du cadre juridique n’est pas un impératif dès le début du projet. Par exemple, la plupart des systèmes informatiques douaniers ont été mis en place dans les pays sans qu’il n’y ait eu besoin de changer la loi. Ce qui est nécessaire dans ce cas de figure, c’est que les acteurs s’accordent à recevoir des demandes électroniques et assurent un traitement automatisé de ces dernières. La Douane peut être connectée à la plateforme du Guichet Unique et recevoir les autorisations électroniques sans signature.

 

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En revanche, dans le cadre du Modèl 2, le document électronique remplace le document papier. Il est donc nécessaire d’avoir un dispositif juridique qui encadre ce nouveau format de document. Il est également nécessaire d’avoir une infrastructure pouvant prendre en charge des signatures électroniques et l’archivage électronique. Ces lois peuvent exister car elles ne sont pas spécifiques aux Guichets Uniques mais à l’ensemble des transactions électroniques. Toujours dans le modèle 2, les lois ci-dessous sont des exemples qui peuvent être nécessaires à l’encadrement des nouvelles procédures opérationnelles. Ces lois traitent essentiellement des questions suivantes :
  • Loi sur la protection des données à caractère personnel ;
  • Loi sur les transactions électroniques ;
  • Loi sur la cybercriminalité ;
  • Loi sur la cryptographie.

Par ailleurs, l’appartenance du pays à une Communauté Economique peut également entraîner des contraintes à l’application de certains règlements.

Aussi, pour ce qui est des documents internationaux, leur validité en dehors des frontières peut être remise en cause du fait de la non-reconnaissance des documents électroniques ou de la non-reconnaissance de la signature électronique.

Enfin, l’implication forte au plus haut sommet de l’Etat, mentionnée ci-dessus, est une condition essentielle pour promulguer les lois, règlements et notes de service qui devront accompagner les nouvelles procédures du GU.

4. Quelles sont les différents modes d'implementation de guichet unique?

Il existe trois modes d’implémentation généralement pratiqués à travers le monde :

  • Développement propre de la solution et capacité interne d’opération ;
  • Choix d’un fournisseur de solution et capacité interne d’opération ;
  • Choix d’un prestataire de services sous forme de concession ou de contrat de BOT.

Chaque formule a des avantages et des inconvénients dont l’ampleur varie selon le contexte du pays en question. La matrice suivante pose la problématique et peut permettre aux décideurs de trouver la meilleure formule selon le pays :


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Le tableau de synthèse ci-dessous repose les différentes options analysées sous l’angle de la capacité du Champion National désigné pour piloter la mise en place du Guichet Unique :

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5. What business model for the Single Window?

The business models for Single Windows are heavily dependent on the initial conditions in the host environment (political, economic, social and technological conditions) but also on a proper identification and management of the prerequisites at project onset. A thorough estimate of the SW implementation costs is imperative. This will be based on an inclusive approach targeting all stakeholders for an accurate identification of the needs in terms of infrastructure, hardware, human resources, training, communication, etc. The aim is to have a model likely to ensure equilibrium in the funding of the three sequences of the project: implementation, operation and upgrade of the Single Window. On the whole, three business models have been identified:

  • Non-charge model;
  • Balance models (PPP);
  • Profit-making model.

Non-charge model

This model is applied in cases where the funding for the implementation, operation and evolution of the Single Window is entirely provided by the Government or secured from donors. What motivates a Government to provide funding for the different stages of a SW Project is the resolve to improve the business environment through the facilitation of trade-related formalities and the proper management of the Single Window (e.g.: Finland, Republic of Korea, Sweden, U.S.A., Macedonia, Azerbaijan, Philippines, Tunisia 5). The major risk in a strong involvement of a Government in the funding of all stages of a SW Project lies in the possible absence of adequate resources to ensure its upgradability particularly in developing countries and Least Developed Countries (LDCs). This situation can adversely impact the performances of the Single Window and hence, the option to associate the private sector and donors can be envisaged. Very often, donors support the implementation of the Single Window and, the Government takes over to provide funding for its operation. However, donors can come on board ultimately to support the SW upgradability needs.

 

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Balance models (PPP)

This model concerns mainly the Single Windows implemented as part of a PPP that brings on board the Government and the private sector. This PPP model is limited to the management and steering of the project. The logic of stepping up the competitive foreign trade environment is at the heart of this mutually beneficial partnership (e.g.: Ghana, Hong Kong, Japan, Malaysia, Mauritius, Senegal, Singapore, Cameroon, Morocco, Congo, etc.). Generally, SW services established under PPP are payable. But the tariffs are often negotiated or approved (Senegal), the objective being to ensure equilibrium in the operation. In some cases, the use of the SW is optional (Germany, Hong Kong, Japan, Malaysia, Sweden, U.S.A., Republic of Korea), whereas in other countries, it is mandatory (Finland, Ghana, Guatemala, Mauritius, Republic of Korea, Senegal). The PPP model presents the advantage of being complementary to the other types of funding available as it gives the latitude to call on to the Government or donors, if need be, depending on the opportunities or the context.

 

Profit-making model

When the private sector provides funding for the different stages of the SW Project (e.g.: Germany, Guatemala), it integrates its prime motivation which is the quest for profit, hence the option to offer payable services. Thus, the profit-making logic can result in high costs of the services offered through the SW. To avoid this, the Government must ensure the quality/cost balance in the SW operation by providing grants if need be, but also by mobilizing donors to provide funding for SW investment and upgrade programme.

The SW business models are synthesised as follows:

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